Згідно до вимог законодавства України, кожен використовуваний РРО чи ПРРО має бути поставлений на обслуговування у авторизованому виробником ЦCO (окрім окремих випадках ПРРО від податкової).

Про це має бути укладений договір. ЦCO буде здійснювати регулярне сервісне обслуговування РРО чи ПРРО.

Для реєстрації РРО чи ПРРО підготуйте пакет документів та зверніться до органів Державної фіскальної служби за допомогою електронного кабінету, що розташований за посиланням https://cabinet.tax.gov.ua у розділі Ведення звітності за категорією Запити:

1. подати форму 20 ОПП — інформація о майні що використовує підприємець (код F1312003, код J1312003 для юридичних осіб)
2. подати заяву 1-РРО (код F1311405/ J1312003) чи 1-ПРРО (код F1316604/ J1312003)
3. для ПРРО обов'язково не забути включити режим офлайн, у пункті 5 1-ПРРО обрати «Здійснюється», інакше ПРРО не буде надсилати дані до податкової при зникненні інтернету чи при «падінні» серверів ДПС

Див. приклад заповнення заяви 1-ПРРО

Переглянути відеоінструкцію 1-РРО (5 хвилин)

Для цього Вам знадобиться:

1. Копія паспорта РРО (сторінка, де вказаний заводський номер та дата виготовлення апарата) для ПРРО вказана назва ПРРО і її локальний номер (ця інформація надається ЦСО);
2. Копія документа на право власності або оренди на приміщення, де буде використовуватися РРО (адреса магазину, торговельної точки);
3. Копія договору з ЦСО або номер та назва ЦСО на сервісне обслуговування РРО чи ПРРО;
4. Копії статутних документів на підприємство (копія Статуту, свідоцтво про реєстрацію, свідоцтво платника податків);

Державна фіскальна служба розглядає всі подані запити протягом 4 годин, після чого Ви отримуєте квитанцію про присвоєння фіскальних номерів та відправку всіх даних ЦСО. Довідка є дійсною протягом 3-х робочих днів для РРО.

Ви отримуєте Реєстраційне посвідчення (форма 3) чи квитанцію з фіскальним номером, під яким податкова зареєструвала ПРРО (віртуальну касу). З цього моменту Ви можете починати використовуватися РРО чи ПРРО в діяльності підприємства.

Після цього слід ввести в РРО чи ПРРО товари.

Окремі додаткові вимоги щодо РРО чи ПРРО:

Для продажу алкоголю потрібно роздрукувати посвідчення (форма 3) та додати до пакету документів для отримання ліцензії на продаж алкоголю та тютюну, що необхідно подати до податкової особисто за місцем реєстрації. Після подачі пакету на протязі 10-ти днів податкова наддасть ліцензійне посвідчення. Після цього можна торгувати цими групами товарів.

Для ПРРО якщо особа, яка працюватиме на касі не підприємець, повинна мати власний ЕЦП фізичної особи, кваліфікований електронний підпис КЕП, отримати який можна, наприклад, через «Приват24».

Далі потрібно за допомогою електронного кабінету зареєструвати касира в податковій. Для цього у розділі Введення звітності, за категорією Запити, потрібно знайти повідомлення F1391802/J1391802 (5-ПРРО), ввести прізвище, ім'я та по батькові касира, його ІПН та його ідентифікатор ключа, який можна дізнатися в реєстратора ЕЦП.

Див. приклад заповнення повідомлення для ПРРО (5-ПРРО)

Для роботи РРО чи ПРРО Вам знадобиться: підключення до Internet засобами дротового або бездротового зв'язку. Там, де немає можливості підключити дротовий, використовується мобільний інтернет. Для цього в РРО чи на терміналі ПРРО з функцією GPRS встановляється SIM-карта будь-якого оператора.

Також для організації роботи касира Вам можуть знадобитися:

• сканер штрих-коду (для автоматичної ідентифікації товарів),
• індикатор покупця (демонстрація ціни та суми покупцю),
• ваги торговельні,
• платіжний термінал-трансформер,
• банківський термінал для оплати картками.

Також не забувайте про необхідність своєчасно купувати касову стрічку.