Згідно до вимог законодавства України, кожен використовуваний ПРРО має бути поставлений на обслуговування у авторизованому виробником ЦCO, окрім ПРРО від податкової, щодо сервісу та роботи відповідальність несе держава.

Про це має бути укладений договір. ЦCO буде здійснювати регулярне сервісне обслуговування ПРРО.

Для реєстрації ПРРО підготуйте пакет документів та зверніться до органів Державної фіскальної служби за допомогою електронного кабінету, що розташований за посиланням https://cabinet.tax.gov.ua у розділі Ведення звітності за категорією Запити:

1. подати форму 20 ОПП — інформація о майні що використовує підприємець (код F1312003, код J1312003 для юридичних осіб)
   
2. подати заяву 1-ПРРО (код F1316604/ J1312003)
   
3. обов’язково не забути включити режим офлайн, у пункті 5 1-ПРРО обрати «Здійснюється», інакше ПРРО не буде надсилати дані до податкової при зникненні інтернету чи при «падінні» серверів ДПС

Див. приклад заповнення заяви 1-ПРРО

Для цього Вам знадобиться:

1. Назва ПРРО і її локальний номер (ця інформація надається ЦСО);
   
2. Договір з ЦСО або номер та назва ЦСО на сервісне обслуговування ПРРО;
3. Копії статутних документів на підприємство (копія Статуту, свідоцтво про реєстрацію, свідоцтво платника податків)

Державна фіскальна служба розглядає всі подані запити протягом 4 годин, після чого Ви отримуєте квитанцію про присвоєння фіскальних номерів та відправку всіх даних ЦСО.

Ви отримуєте Реєстраційне посвідчення (форма 3) чи квитанцію з фіскальним номером, під яким податкова зареєструвала ПРРО (віртуальну касу). З цього моменту Ви можете починати використовуватися ПРРО в діяльності підприємства.

Після цього слід ввести в ПРРО товари та додаткові довідники.

Окремі додаткові вимоги щодо ПРРО:

Отримання ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями
Подати заяву на видачу ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями, у заяві зазначаються перелік електронних контрольно – касових апаратів (книг обліку розрахункових операцій), які знаходяться у місці торгівлі.

До заяви на продаж алкоголю потрібно додати також посвідчення (форма 3) та платіжне доручення з відміткою банка про сплату документів для отримання ліцензії на продаж алкоголю та тютюну, що необхідно подати до податкової особисто слід звернутись до податкових органів за місцем торгівлі(Господарської одиниці), а не за місцем реєстрації підприємства.

Звертаємо увагу, що також порібен документ, що надає право представляти інтереси суб'єкта господарювання (керівник чи інша особа за довіреністю) при пред'явленні ним документа, що посвідчує особу.

Після подачі пакету на протязі 10-ти днів податкова наддасть ліцензійне посвідчення. Після цього можна торгувати цими групами товарів.
Звертаємо увагу, що Ліцензія на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями, тютюновими виробами, рідинами, що використовуються в електронних сигаретах, видаються терміном на один рік.

Також зазначемо, що у випадку коли один суб'єкт господарювання має декілька місць торгівлі в різних районах, сплата за ліцензії здійснюється по місцю торгівлі в районних податкових інспекціях.

Більшість клієнтів були оштрафовані саме за відсутність попереднього програмування. Тому звертаємо увагу що продаж алкоголю можливий тільки після режиму попереднього програмування найменування кожного підакцизного товару із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, згідно наказу Мінфіну від №1057 (далі – Вимоги № 1057 та Порядок № 1057 відповідно).
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1743-12#Text

***
Для ПРРО якщо особа, яка працюватиме на касі не підприємець, повинна мати власний ЕЦП фізичної особи, кваліфікований електронний підпис КЕП, отримати який можна, наприклад, через «Приват24».

Далі потрібно за допомогою електронного кабінету зареєструвати касира в податковій. Для цього у розділі Введення звітності, за категорією Запити, потрібно знайти повідомлення F1391802/J1391802 (5-ПРРО), ввести прізвище, ім'я та по батькові касира, його ІПН та його ідентифікатор ключа, який можна дізнатися в реєстратора ЕЦП.

Див. приклад заповнення повідомлення для ПРРО (5-ПРРО)

Для роботи ПРРО Вам знадобиться: підключення до Internet засобами дротового або бездротового зв'язку (Wi-Fi, GSM). Там, де немає можливості підключити дротовий, використовується мобільний інтернет (GSM). Для цього на терміналі ПРРО встановляється SIM-карта будь-якого оператора у зовніжій модем, роутер або вбудованого GSM модулю.

Також для організації роботи касира Вам можуть знадобитися:

• сканер штрих-коду (для автоматичної ідентифікації товарів),
• індикатор покупця (демонстрація ціни та суми покупцю),
• ваги торговельні,
• платіжний термінал-трансформер,
• банківський термінал для оплати картками.

Також не забувайте про необхідність своєчасно купувати касову стрічку.